Cinco años se han cumplido este mes de la irrupción del COVID19 en todo el mundo y lo mucho que afectó a al sistema de trabajo tradicional. El teletrabajo se implantó en todas las compañías, y la vuelta a los centros laborales se ha realizado de forma paulatina impulsando un modelo mixto que combina, durante la semana, trabajo en casa y en las oficinas.

Qué es el “hot desking”

En este retorno escalonado a las oficinas se impone el “hot desking” o mesa caliente, una tendencia que ya existía desde hace años en las oficinas de las grandes empresas tecnológicas, que fueron las primeras en eliminar los puestos de trabajos fijos, estableciendo que cada trabajador ocupara diariamente la mesa de trabajo que quisiera o necesitara de acuerdo a sus funciones o labores diarias.

En el “hot desking” los empleados pueden reservar o elegir un puesto según la disponibilidad. Este sistema tiene un doble objetivo: por un lado, ayuda a fomentar la colaboración y  promueve la comunicación entre empleados de diferentes departamentos; y por otro, optimiza el espacio reduciendo costos.

En el entorno más tradicional, esto resultaba poco menos que una pérdida de derechos laborales, pues privaba a los trabajadores de su espacio propio, con sus objetos personales, archivadores, cajoneras, etc. Conforme se fueron imponiendo los avances tecnológicos, se ha simplificado enormemente la forma de trabajar. Ahora basta con un ordenador portátil y una conexión a Internet para trabajar prácticamente en cualquier parte del mundo. Todos los implementos y accesorios de oficina (desde el teléfono fijo a las grapadoras, archivadores, folders, bandejas, clips, etc.) en muchos entornos laborales prácticamente son inexistentes.

El diseño vanguardista de la mesa Heaven V.2. se adelanta a las tendencias ofreciendo un modelo que se eleva hasta 125 m, que permite que el usuario cambie de posición evitando la fatiga muscular y fomentando el movimiento durante el día. 

Además de favorecer  la interacción entre empleados, fomentar el networking y reducir y optimizar los gastos de oficina, el “hot desking” es un instrumento muy eficaz para potenciar el trabajo del empleado, al poder elegir éste el entorno que mejor le conviene (o más le apetece) dependiendo de sus necesidades y estado de ánimo. Así, según del tipo de trabajo que tenga que hacer en un día determinado, elegirá el entorno más adecuado y propicio para realizarlo, lo que redunda en beneficio de su productividad.

Por otra parte, la eliminación de escritorios fijos borra la presencia de los objetos personales sobre el escritorio, objetos que, en exceso, crean un aspecto poco profesional y en muchos casos distraen la atención del trabajador.

Otra ventaja de este sistema es que necesita una la digitalización máxima del trabajo, obligando a prescindir del papel y otras herramientas analógicas.

En general, el “hot desking” es una fórmula de ahorro de espacio y recursos muy eficaz, ya que obliga a la simplificación y eficiencia máximas.

La serie Nature, como otros diseños de Limobel Inwo, ofrece múltiples posibilidades de combinación para crear multipuestos de trabajo ergonómicos y eficientes, con todas las necesidades técnicas, como la electrificación o los paneles acústicos separadopres.

En las oficinas tradicionales, alrededor del 75% del espacio se destina a puestos de trabajo individuales y el 25% a salas de reuniones. Hoy en día, con el aumento del precio del suelo y el creciente número de oficinas vacías debido al teletrabajo, la tendencia se está invirtiendo.

La organización “clásica” del trabajo, en la que cada empleado dispone del mismo espacio durante todo el año, se está quedando obsoleta. El “hot desking” permite que las empresas puedan reducir considerablemente sus costes de funcionamiento, al tiempo que consiguen un ahorro de espacio de hasta el 40%. Crear espacios flexibles es la fórmula optima para maximazar los metros de oficinas.

Además, la empresa también ahorra en la reducción de equipos, ya que los trabajadores pueden compartir ordenadores, teléfonos, impresoras, routers, etc.

Las mesas de la colección Nix se pueden utilizar para crear desde puestos ejecutivos hasta multipuestos operativos complejos, ya integra diseño, ergonomía y tecnología. Su modularidad permite crear espacios colaborativos y funcionales no fijos, fomentando la productividad y el bienestar en el lugar de trabajo.

Precisamente, lo que para algunos resulta un beneficio, para otros en una desventaja concluyente. Por ejemplo, no tener un espacio propio y personalizado puede crear sensación de “no pertenencia” y generar desarraigo con la empresa. En definitiva, que puede crear un efecto de despersonalización de los puesto de trabajo que, si no se compensa, puede ser perjudicial para la colectividad.

No obstante, los expertos coinciden en que esta “deficiencia” se puede salvar ofreciendo al trabajador otros entornos donde pueda relacionarse y crear comunidad, como zonas sociales agradables, áreas de juegos o de deportes. 

Una gestión eficiente

Otro de los cuestionamientos más frecuentes es la necesidad de gestionar los espacios con eficiencia. Puede ser sumamente frustrante que un empleado no encuentre sitio para reunirse, hablar por teléfono o simplemente trabajar en concentración. La buena gestión de las reservas de los espacios es vital en este sistema, y no siempre es un tema sencillo, pues además de la ocupación, hay que prever la limpieza y el mantenimiento.

Finalmente, algunos críticos apuntan a la gran dependencia de la tecnología en el que se basa este sistema, ya que en cualquier punto de la oficina debe haber una infraestructura digital y conexión adecuada, con acceso a Internet, impresoras, sistemas audiovisuales, etc.

La mesa Kea Folding de Limobel Inwo es una diseño versátil pensado para crear puestos de trabajo ahí donde se necesiten, gracias a su movilidad y flexibilidad, que integra un sistema plegable en un solo click.

Claves para integrar el hot desking en una empresa

Para empezar, es preciso aclarar que no todas las empresas pueden o deben implementar este sistema, ya que depende de la actividad que desarrollen. Por ejemplo, hay muchos trabajadores que manejar datos personales, documentación confidencial e, incluso, cajas de fondos, que lógicamente necesitan un sitio estable y propio.

Así mismo, hay otro tipo de trabajos colaborativos, por ejemplo, las redacciones de revista o periódicos, que tienen un sistema de trabajo en cadena, que no es conveniente modificar y alterar cambiando los puestos de trabajo.

Para implantar este sistema lo primero es tener en cuenta el sistema organizativo de la propia empresa, el tipo de trabajo que se desarrolla y si los empleados están dispuestos a trabajar en un entorno flexible.

Por supuesto, contar con las herramientas digitales adecuadas es básico para la flexibilización de los puestos de trabajo, ya que la conectividad tiene que estar asegurada hasta el último rincón. 

Las taquillas son fundamentales para el sistema “hot desking”, ya que los trabajadores necesitan un espacio privado y seguro para guardar sus pertenencias. Limobel Inwo ofrecen taquillas con múltiples acabados que se adaptan a cualquier estética.

La empresa tiene que estar abierta a las opiniones de sus trabajadores, estableciendo normas claras sobre la utilización de los espacios compartidos, pero también ofreciendo taquillas y áreas personales, así como un sistema de limpieza adecuado. Un sistema digital de reserva de espacios a través de una extranet o una app de empresa es muy conveniente para la adecuada gestión de las mesas compartidas.

El “hot desking” es una solución flexible y eficiente que optimiza el uso del espacio de trabajo, reduce costos y fomenta la colaboración. Sin embargo, su implementación debe ser bien gestionada para evitar inconvenientes y asegurar su éxito dentro de la empresa. Con un plan adecuado y la tecnología correcta, el “hot desking” puede mejorar la productividad de los empleados y, sin duda, será uno de los modelos a seguir en las oficinas del futuro.

Fotos: Limobel Inwo y OfficeSnapshots